A lista de convidados deve ser sua primeira preocupação, pois
é a partir dela que você escolherá o local, pois saberá o tamanho da sua festa
e ainda definirá gastos com buffet e lembrancinhas. Sei que você deseja convidar
toda a família e amigos, mas nem sempre o orçamento permite e é aí que se pode
economizar seguindo algumas dicas.
As sugestões que se seguem são para lhe ajudar a achar um
número sensato de convidados. Cada festa possui suas particularidades, cada
debutante e sua família tem seu jeito próprio de se relacionar socialmente e,
portanto, você deve deixar que o bom senso venha primeiro que qualquer regra.
1 – Peça e aceite ajuda
da sua família
Nunca faça sua lista de convidados sozinha. É fácil esquecer-se
de gente importante e você precisa ter um número preciso – o quanto antes –
para saber exatamente quanto irá gastar e para não ter surpresas desagradáveis.
2 – Faça uma planilha
no computador para organizar sua lista
Você pode fazer sua lista de convidados em um caderno, apenas
como rascunho inicial. Depois o ideal é você montar uma planilha no Excel, por
exemplo, onde poderá manipular apenas a coluna ou linha que deseja, sem
precisar alterar toda a lista de convidados. Veja no exemplo abaixo:
3 – Organize sua lista
por afinidade
Faça colunas e classifique cada uma pelo grau de afinidade
que as pessoas possuem com você e sua família. Veja no exemplo que as pessoas
indispensáveis ficam em uma mesma coluna, as pessoas com afinidade moderada
ficam em outra à direita, pessoas com pouquíssima afinidade ficam em uma
terceira coluna. Essa organização vai ajudar você a fazer cortes (se
necessário) sem comprometer a presença de pessoas mais próximas.
4 – Agrupe pessoas de
uma mesma família
Agrupe pessoas de uma mesma família ou pessoas que moram em
uma mesma casa para facilitar a contagem de convites formais e a organização da
confirmação de presença posterior, através de um telefone comum a todos do
mesmo grupo. Utilizei uma linha de borda mais grossa na planilha para facilitar
essa visualização.
Uma lista bem feita pode lhe fornecer diversos números
importantes, não apenas o número de convidados. Veja no exemplo acima que você
pode saber com facilidade a quantidade de convites, lembrancinhas e a ligação
entre as pessoas.
5 – Critérios para
diminuir o número de convidados
Se você chegou à conclusão que será necessário reduzir sua
lista de convidados, comece cortando a coluna de pessoas que você possui pouco
ou nenhuma afinidade.
No exemplo acima temos um total de 28 pessoas, excluindo a
coluna de pessoas de nenhuma afinidade conseguimos tirar 4 pessoas da lista sem
“pesar na consciência” e baixamos o número para 24 convidados.
Se o número de convidados ainda está alto, repasse a coluna
de afinidade moderada e veja se pode cortar algumas pessoas ou até mesmo toda a
coluna.
6 – Estabeleça um
limite para sua festa
Acho interessante você fazer sua lista com todas as pessoas
que gostaria de convidar e depois ir ajustando conforme o orçamento, mas se
tudo o que foi explicado até agora não for suficiente, estabeleça um número
máximo de convidados, conforme sua possibilidade financeira, e volte a filtrar
as pessoas da coluna indispensáveis.
7 – Confirmação de
presença é essencial
Acredite! A média de falta em uma festa é de 10% a 20% do
total de seus convidados, para tentar diminuir o que chamamos de “quebra”, a
confirmação de presença é essencial. Peça ao seu cerimonial que faça a
confirmação por telefone, evite que um familiar ou mesmo você fique com essa
tarefa, as pessoas são mais sinceras com alguém que seja neutro aos interesses
da festa.
E o mais importante, não se esqueça de contratar um excelente
profissional de fotografia para registrar cada detalhe, cada emoção. Peça um
orçamento: anaterezafoto@gmail.com
Fonte: Blog Debutantes
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